Teamkommunikation im Home-Office: 4 Tipps & Tools wie auch das gelingt...

Teamkommunikation im Home-Office: 4 Tipps & Tools wie auch das gelingt…

Im Zusammenhang mit dem Trendwort New Work ist Home-Office heutzutage gar nicht mehr wegzudenken – und in der aktuellen Situation und Herausforderung ohnehin nicht. Doch der Austausch mit den Kollegen bleibt auf der Strecke bzw. beschränkt sich auf ein E-Mail-Ping-Pong – und das für eine unbestimmte Zeit. Erfahrungsgemäß zeigt sich beim Netzwerken, dass Teammitglieder proaktiv aufeinander zugehen und jeder damit auch eine Atmosphäre des Miteinanders und für sich stiftet. Jeder Plausch an der Kaffeemaschine oder beim gemeinsamen Mittagessen oder der morgendliche Smalltalk... diese soziale Orientierung hat einen wesentlichen Einfluss auf die Arbeitsatmosphäre. Das passiert im Alltag für gewöhnlich eher zufällig und unbewusst. Im Home-Office sollten wir dies jedoch bewusst einbringen:  Achtsamkeit für das Netzwerken und für die Gestaltung einer sozialen Atmosphäre ist gefragt. Denn das steigert das persönliche Wohlbefinden und ergibt zudem einen produktiveren fachlichen Austausch.

Insbesondere in so herausfordernden Zeiten ist es essentiell sich munter zu halten und Gespräche abseits der Kinder, des Partners oder Freunden am Telefon zu suchen. Und auch Teammeetings und fachliche Updates sind natürlich weiterhin wichtig und definitiv möglich. Auch im Home-Office gibt es dazu einige Möglichkeiten und Tools – sowohl für den privaten als auch fachlichen Austausch unter Kollegen. Da die aktive, wenn auch unbewusste Gestaltung einer sozialen Atmosphäre wegfällt, sind eine gute Struktur und Organisation sowie kreative Ideen umso wichtiger.

Ebenso sollte eine Führungskraft neben dem fachlichen Austausch den sozialen Austausch fördern und initiieren. Und werden auch Sie als Teammitglied aktiv. Überlegen Sie wie ein kontinuierlicher Austausch mit Ihren Kollegen gelingt – es wird Ihnen auch gut tun!

4 Tipps & Tools für ein munteres Team im Home-Office

1) Tägliches Update

Wenn Sie als Team an einem Projekt arbeiten und der Austausch essentiell ist, stellen Sie täglich einen Termin zur gleichen Zeit ein und tauschen sich aus. Wie wäre es mit einem morgendlichen Kaffee und Stand-Up (nach Scrum) zusammen, um gemeinsam munter und positiv in den Tag zu starten? Je nach Teamgröße reichen 10-20 Minuten aus, um sich im Anschluss informiert seinen Aufgaben und Projekten zu widmen. Wichtig, dass auch dieser Austausch wie jedes andere Meeting eine klare Agenda hat. Erster Agendapunkt: Hallo, wie geht es euch heute Morgen? – denn das würden Sie auch fragen, wenn Sie ins Büro kommen, oder?

2) Teammeetings

„Aufgrund der aktuellen Situation entfallen Teammeetings bis auf weiteres.“ Alle Mitarbeiter im Home-Office, Projekte und Aufgaben bleiben aktuell und technische Voraussetzungen sind erfüllt – warum sollte ein Teammeeting also entfallen? Teammeetings und -besprechungen können und sollten auch wie gewohnt fortgeführt werden – online eben. Auch hier ist eine klar strukturierte Agenda ebenso essentiell wie ein interaktives Format. Denn wenn jeder Mitarbeiter vor dem eigenen Bildschirm zu Hause sitzt, ist es wichtig alle einzubinden und zu beteiligen. Stimmungsbilder über das Tool Mentimeter oder die gemeinsame Erarbeitung einer Thematik an einem visuellen Bord bei z.B. Miro sind dafür erste Inspirationen ohne großen Mehraufwand.

3) Team-Chats

Slack, Skype oder Microsoft Teams sind wohl die großen „Gewinner“ dieser Krise. Nicht ohne Grund , denn eine unkomplizierte Team-Kommunikation war noch nie so wichtig. Nutzen Sie für kurze Absprachen Ihren internen Kommunikationskanal statt eine neue Mail zu verschicken. Auch die Kommunikationskanäle werden durch eine Struktur noch effizienter in der Nutzung. So kann es neben fachlichen Themen, in denen die jeweiligen Teammitglieder sind, auch Gruppen/Chats zu privatem Austausch geben. Gestalten Sie als Teammitglied diese Kanäle je nach Interessen. MindMeister kann als Kollaborations-Tool für Brainstorming ebenfalls wertvoll dafür sein.

4) Virtuelle Kaffee-/Mittagspausen

Planen Sie eine gemeinsame Mittagspause mit dem Team und fokussieren Sie sich bewusst auf die Beziehungspflege statt den fachlichen Austausch. Eine weitere freiwillige Möglichkeit sind virtuelle Kaffeepausen. Stellen Sie morgens und nachmittags zu festen Zeiten einen Termin ein, zu der sich jedes Teammitglied einen Kaffee schnappt und mit den anderen Teammitgliedern im Call sprechen kann. Das sind ungezwungene Möglichkeiten für diejenigen, die womöglich auch komplett alleine im Home-Office sitzen und Bedarf haben mit anderen zu sprechen.

Um die Teamarbeit und -kommunikation für das gesamte Team erfolgreich zu gestalten, bedarf es die Mitarbeit jedes einzelnen Teammitglieds...

Eine Art Home-Office-Knigge:

  • Kommunizieren Sie viel und aktiv – nicht nur die Führungskraft muss der Spielmacher sein
  • Seien Sie proaktiv – überlegen Sie sich Austauschmöglichkeiten (z.B. After-Work-Drinks) rufen Sie Kollegen an und verkriechen Sie sich nicht hinter Ihrem Bildschirm (denn das ist im Home-Office natürlich besonders leicht)
  • Schalten Sie Ihr Video ein – alle Mitarbeiter im Video-Anruf statt nur einer (auch wenn Sie ihre Jogginghose noch anhaben)
  • Planen Sie technische Störungen/Probleme insbesondere bei neuer Technik mit ein – Pünktlichkeit ist auch bei virtuellen Treffen ein Zeichen von Wertschätzung
  • Planen Sie feste Pausen ein und machen Sie diese gerne auch in Ihrem Kalender für alle sichtbar
  • Nehmen Sie sich Ihren Laptop und genießen die ersten Sonnenstrahlen auf dem Balkon oder Terrasse (frische Luft und Arbeit – tolle Kombination für das Gehirn!)

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